Le monde de l’entreprise est en constante évolution, de même que les modes de travail qui lui sont associés : ils sont devenus plus nomades, plus collaboratifs, sont parfois délocalisés chez le client ou le travailleur lui-même (télétravail)… Cela entraîne une nouvelle vision du poste de travail, qui n’est plus forcément dédié à une personne, mais peut être partagé par différents collaborateurs lorsque cela est adapté. Et cela pose également une question : celle des espaces utilisés par une entreprise, et de la façon dont ils le sont. Il existe des solutions pour mieux connaître et maîtriser la question de l’espace de travail : elles optimisent les typologies d’espaces, le nombre de mètres carrés nécessaire, facilitent le travail de chacun et améliorent les interactions entre collaborateurs. Cela ne passe pas forcément par une réduction, mais plutôt par une adaptation !
Le saviez-vous ? Aujourd’hui, en France, on compte quelque 10 % de salariés qui n’occupent jamais le poste de travail qui leur est attribué et environ 15 % qui y travaillent moins de 4 heures par semaine. Cela s’explique par de multiples raisons, telles que le télétravail, les réunions d’équipe-projet, la gestion de projet directement chez le client… Or, l’immobilier représente 20 % des dépenses des entreprises et le chauffage et/ou l’éclairage dans des pièces vides sont autant de dépenses d’énergie inutiles. C’est pourquoi il peut être bienvenu d’adopter des outils permettant de connaître en temps réel l’occupation des locaux et de s’y adapter.
Les capteurs de présence sont une première solution évidente : ils peuvent repérer les salles occupées et celles qui restent vides. Mais ces capteurs ne permettent pas de savoir combien de personnes occupent la pièce, ni si celles-ci sont uniquement de passage ou si elles risquent d’occuper les lieux plus durablement.
Or, il s’agit là d’informations très importantes. Prenons l’exemple d’un immeuble de bureaux HQE, qui n’aurait pas reçu la certification HQE exploitation. Cela s’explique par le fait qu’une agence de presse occupe les locaux, avec des équipes de journalistes présentes 24h/24 : cela implique un fonctionnement permanent du chauffage, de la ventilation, de l’éclairage. Si la notion d’occupation des locaux avait été mesurée, une analyse de la consommation d’énergie aurait été possible.
C’est pour répondre à ces préoccupations qu’a été conçue la solution Gilif* : il s’agit de puces de radio identification (RFID) insérées dans les porte-badges d’accès aux bâtiments. Ce dispositif permet de connaître les déplacements des salariés, visiteurs et fournisseurs dans les locaux de l’entreprise, en toute confidentialité. En effet, le tag est anonyme et permet uniquement l’identification de catégories de personnes (salarié sédentaire, salarié itinérant, visiteur, prestataire, technicien de surface…).
Le système G
ilif autorise ainsi une connaissance en temps réel de l’occupation des locaux et/ou la disponibilité des postes et des salles de réunions, ce qui permet d’adapter et d’optimiser les conditions de travail. C’est en effet réellement la disponibilité du poste de travail qui est connue, pas seulement son inoccupation. Lorsque vous êtes en réunion, chez un client ou en vacances, votre poste est libre. Mais est-il pour autant disponible ?
L’intérêt de Gilif a déjà été apprécié par certains grands groupes internationaux. C’est par exemple le cas d’une grande entreprise de la pharmacie et de la chimie qui teste actuellement la solution au sein de son site pilote, avec l’objectif d’étendre le dispositif à l’ensemble du parc immobilier du groupe. De même, un grand groupe de distribution a équipé un vaste bâtiment de 70 000 m². Pour le cas de surfaces aussi importantes, la solution s’avère tout particulièrement utile pour renforcer les interactions entre collaborateurs et faciliter la gestion des locaux.
À ce jour, ce sont en tout 350 000 m² de bâtiments qui bénéficient de la solution Gilif. Et ce n’est qu’un début !
*Gilif : Give Life to Real Estate.
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